Jak pracuje… Projektový manažer I

Stačí jen pár dní programování a mobilní aplikace je na světě. I takovou představu mají někteří lidé. Proto jsme se rozhodli, že ji uvedeme na pravou míru a ukážeme vám, co všechno stojí za vznikem každé aplikace. A představíme vám konkrétní zaměstnance a jejich úkoly.

Začneme člověkem, se kterým se naši klienti setkávají nejčastěji – projektovou manažerkou Janou. Má za úkol zejména:

• rozplánovat projekty,
• hlídat termíny a postup práce
• a být spojkou mezi klientem a našimi vývojáři.

To všechno v sobě zahrnuje mnoho drobností, se kterými se musí vypořádat každý den, týden a měsíc.

Zásadní je častá komunikace

Velkou část agendy zabírají zdánlivé maličkosti, které Jana denně řeší. Patří mezi ně zejména:

• komunikace s klienty,
• komunikace s vývojáři,
• evidence a plánování úkolů.

Komunikace s klienty pro Janu denně znamená několik telefonátů a odeslaných e-mailů. A také on-line schůzky, na kterých řeší například postup práce a další směřování vývoje aplikace.

Ještě intenzivnější bývá komunikace s vývojáři. Ať už prostřednictvím schůzek s jednotlivými kolegy nebo například e-mailů. Právě ve spolupráci s vývojáři Jana plánuje další práci na projektech.

Na základě komunikace s klienty i vývojáři Jana zpracuje přesný plán projektu. A následně vše zaznamená do Jiry a do Confluence. Tedy do systémů, ve kterých v INITED vedeme projekty a evidujeme chyby i jejich řešení.

„Díky nim mají všechny strany, které se na projektu podílejí, přehled o aktuálním stavu vývoje. Můžeme tak přesněji plánovat další postup,” říká Jana o práci s Jirou a Confluence.

I takto vypadá Janina běžná agenda.

Lepší kontrolu nad projekty přinášejí schůzky

Ke každodenní práci se přidávají i pravidelné úkoly, se kterými si naše projektová manažerka musí poradit každý týden. Patří mezi ně například:

• organizace úkolů na následující týden,
• dvakrát týdně scrum s vývojáři,
• nebo organizační meeting.

Tyto úkoly pomáhají získat a předávat přesné informace o projektech, hlídat deadliny a včas předcházet případným problémům. Zároveň máme pod kontrolou ekonomickou stránku konkrétních zakázek.

Díky informacím z jednotlivých schůzek a scrumů dokážeme například lépe předvídat možné komplikace. Při plánování dalších projektů a jejich jednotlivých etap tak můžeme vše nastavit co nejefektivněji.

Čtvrteční organizační meeting pak Janě a celému vedení INITED umožňuje sledovat, jak se daří plnit dílčí firemní cíle a přibližovat se k těm celkovým. „Právě z těchto schůzek často vzejde řada nápadů, které můžeme v budoucnu využít,” upozorňuje Jana.

K těmto úkolům se, kromě každodenní agendy, přidávají také pravidelné týdenní schůzky s klienty a dohled nad přípravou článků na blog.

Přibližně takto vypadají Janiny úkoly, které řeší každý týden.

Reporty pro klienta i pro nás

Časově nejnáročnější úkoly se opakují vždy na měsíční bázi. Prvním z nich je fakturace.

Na začátku měsíce je totiž potřeba připravit účetní podklady k jednotlivým projektům. Účetní pak podle nich vystaví faktury a Jana je následně předá klientům.

Zatímco u některých klientů máme servisní smlouvu a fakturujeme každý měsíc stejnou částku, jinde vycházíme z hodinové sazby.  V takovém případě Jana připravuje také výkazy práce za předchozí měsíc.

Klient z výkazu zjistí, kolik času zabraly jednotlivé úkoly i kolik hodin jsme na jeho projektu celkem strávili. A sám si zkontroluje, že faktura odpovídá odvedené práci.

Na konci měsíce pak Janu čeká „projektový den“. Má několik částí:

1. Připravit podrobný report z Jiry. V něm naše projektová manažerka zkontroluje, jestli jsou správně rozřazené jednotlivé úkoly a jestli je u všech zaevidovaný správný čas. Zároveň upraví případné nesrovnalosti.
2. Naplánovat práci na další měsíc či kvartál. V této části projektového managementu je třeba rozplánovat v Jiře úkoly pro další etapu vývoje aplikace, přiřadit je konkrétním kolegům nebo například nastavit odpovídající termíny.
3. Aktualizace Confluence. Do tohoto systému má přístup i klient. Jana proto dohlédne, aby byly u všech úkolů potřebné údaje (například přístupové údaje vytvořené v posledním měsíci či informace o dokončení dané etapy). Pokud někde chybí, zajistí jejich doplnění.

A co konkrétní projekty?

Všechny tyto úkoly řeší Jana každý den, týden, měsíc a rok. A jak přesně se tyto kroky projevují u jednotlivých projektů? To vám prozradíme v dalším díle našeho seriálu Jak pracuje…