Uspořádat konferenci on-line? Ještě před několika lety bylo něco podobného pouze výjimečné. Pandemie nemoci covid-19 ale výrazně změnila situaci a přispěla k rychlému rozšíření on-line či hybridních eventů. A spolu s tím také mobilních aplikací pro konference. Podívejte se, co musí umět.
V první řadě je třeba říct, že aplikace pro konference se týkají nejen on-line eventů, ale také klasických akcí, které se konají živě. Tedy s reálnými účastníky, kteří se sejdou na jednom místě.
A samozřejmě i kombinací on-line a „živých“ akcí.
U klasických konferencí totiž podobná aplikace výrazně zlepší zážitek návštěvníků. A to z několika důvodů:
- dá jim potřebné informace,
- usnadní jim orientaci na místě
- nebo například zjednoduší pokládání dotazů.
V případě hybridních a on-line eventů důležitost takové aplikace ještě roste. Lidé jsou totiž mnohem závislejší na informacích, které dostanou on-line. A právě aplikace je nejefektivnější cestou, jak je zprostředkovat.
Co musí aplikace umět
Aby aplikace správně fungovala a přinesla uživatelům vše, co potřebují, musí obsahovat řadu informací a funkcionalit. Připravili jsme proto 7 nejdůležitějších.
1. Aktuální program akce
Každá mobilní aplikace pro konference a eventy musí uživatelům v první řadě předat veškeré potřebné informace o akci. Tedy například:
- kdy a kde se koná,
- jaký je program,
- jaká je kapacita a kolik zbývá volných míst
- či možnost přihlásit se na jednotlivé přednášky.
Samozřejmě nesmí chybět ani informace o přednášejících a o tématech, kterým se budou věnovat.
Lidé se tak snadno rozhodnou, čeho se zúčastní a kdy si naopak dají pauzu. A protože si program kdykoliv dohledají, lehce své plány přizpůsobí aktuální situaci a potřebám.
2. Mapa areálu
Pokud se akce koná v rozsáhlém areálu či budově, nezapomeňte připojit jeho mapu. Platí to zejména v případě, kdy je ve stejném čase víc přednášek, kurzů a workshopů.
Musíte totiž počítat s tím, že mezi nimi budou lidé přebíhat. A mapa jim to výrazně usnadní.
Navíc jim pomůže najít také toalety, občerstvení nebo například východ.
3. Push notifikace
Na každé akci se občas stane něco, s čím jako organizátoři nepočítáte. Návštěvníci mají víc otázek, některý z řečníků se zpozdí či nepřijede vůbec nebo na poslední chvíli odřekne spolupráci dodavatel občerstvení.
Na to všechno musíte reagovat. A o veškerých změnách potřebujete informovat návštěvníky, aby se dokázali novinkám přizpůsobit.
A právě s tím vám pomůžou push notifikace.
S jejich pomocí navíc dokážete návštěvníky upozornit například na to, že se blíží přednáška, kterou chtěli navštívit. Máte tak jistotu, že ji nepropásnou.
4. Přímý přenos přednášek
Pokud připravujete čistě on-line event, musíte jednotlivé přednášky zprostředkovat návštěvníkům. A to nejlépe v přímém přenosu.
Ideální je nabídnout přenosy z konkrétních přednášek či worskhopů pouze lidem, kteří se na ně zaregistrují. Díky tomu víte, jakou kapacitu serverů potřebujete.
Zároveň není nutné, aby přímý přenos „běžel“ přímo v aplikaci. Uživatel v ní ale musí najít odkaz na sledování přednášky. Později ho navíc můžete nahradit odkazem na záznam z akce.
5. Dotazy a hodnocení
Návštěvníkům také umožněte, aby pomocí aplikace pokládali otázky přednášejícím. Odpadne tak stud, se kterým se řada lidí potýká, když se mají zeptat osobně. A v části věnované dotazům nebude trapné ticho.
Vyplatí se také možnost ohodnotit danou přednášku či řečníka. Získáte tak rychlou a přesnou zpětnou vazbu.
Díky tomu můžete upravit program následujících ročníků tak, abyste pokryli témata, o která se lidé nejvíce zajímají. A naopak vynechali ta, která návštěvníky zklamala.
To samé platí také o přednášejících.
6. Off-line verze
Přestože budou lidé většinu věcí řešit on-line, může se stát, že nebudou mít WiFi signál ani volná data. V takovém případě ocení, že aplikace funguje také off-line.
Alespoň její nejdůležitější části.
I bez internetového signálu by tedy měli mít lidé přístup například k informacím o programu, přednášejících nebo k mapě areálu.
7. Odpovědi na otázky
Může se stát, že lidé ve vaší aplikaci nenajdou informace, které hledají. Proto jim nezapomeňte říct, kam se mohou s dotazy obracet.
Ideální je nabídnout i přímý kontakt na zákaznickou podporu. Například prostřednictvím on-line chatu. Umožní vám to rychle reagovat na dotazy či připomínky a řešit případné potíže.
Aplikaci vylepšujte postupně
Hodit se mohou samozřejmě i další funkce, jako je například:
- uživatelský chat,
- sekce s novinkami
- nebo prodej lístků na další ročníky.
Aplikace však může fungovat i bez nich. Aniž by to jakkoliv negativně poznamenalo uživatelskou zkušenost.
Pro ni je totiž zásadní zejména:
- snadné a přehledné ovládání aplikace,
- její rychlost,
- snadná dostupnost všech podstatných informací.
Postupně navíc můžete aplikaci upravovat a přidávat do ní prvky, které uživatelskou zkušenost ještě vylepší. Ať už je to přímý přenos přednášek z klasických „živých“ konferencí, nebo například využití gamifikace.
Krabicové řešení, které se vám přizpůsobí
Jakmile máte jasno v tom, co má aplikace umět, potřebujete ji ještě získat. A s tím vám rádi pomůžeme v INITED. Před časem jsme totiž připravili krabicovou variantu mobilní aplikace pro konference, kterou vám přizpůsobíme na míru.
Takové řešení:
- vás vyjde levněji než kompletně nová aplikace,
- rychle ho nasadíte,
- a navíc se vám maximálně přizpůsobí.
Zároveň vám zůstane. Neplatíte tedy každoročně novou a novou sumu za pronájem.
A přitom můžete mobilní aplikaci průběžně vylepšovat podle svých představ.
Rádi vám o tom řekneme víc. Napište nám a probereme spolu, jaké možnosti vám naše aplikace nabízí.
