Jak pracuje… Projektový manažer II

Schůzky, reporty a plánování dalších úkolů. Tak vypadá běžný den naší projektové manažerky Jany. Víte ale, co přesně obnáší její práce v jednotlivých fázích každého projektu? Na to se podíváme v dalším díle našeho seriálu.

Pravidelné denní, týdenní a měsíční úkoly, se kterými si musí projektová manažerka poradit, jsme si představili v první epizodě seriálu Jak pracuje… Projektový manažer. Na specifika projektového managementu už nám ale nezbyl prostor.

A proto se jim budeme věnovat nyní.

Základ? Poptávka a nabídka

Z našeho seriálu o vývoji mobilních aplikací už víte, že práci na každém projektu rozdělujeme do 6 etap. Předchází tomu ale řada kroků, které začínají už přijetím poptávky.

Naše projektová manažerka Jana ji musí důkladně projít a utřídit si informace. Zjistí tak, zda má všechny potřebné údaje, nebo jestli je potřeba ještě něco doplnit.

Jakmile tedy prostuduje první podklady a přichystá doplňující dotazy, následuje první telefonát klientovi.

Poté Jana zorganizuje schůzku s naším ředitelem a zakladatelem Jardou, který je zodpovědný za technickou stránku projektů. Společně pak vytvoří základní zadání.

Obsahuje informace:

• jaké obrazovky a funkčnosti v aplikaci budou,
• na co se musíme při vývoji aplikace zaměřit
• a jaká jsou rizika daného projektu.

Díky tomu dokáže Jana stanovit cenu za vývoj mobilní aplikace. A následně vytvořit nabídku, ve které klient najde například:

• popis navrženého řešení,
• harmonogram práce,
• rozpočet
• a požadavky na spolupráci s klientem.

Z nabídky klient zjistí, jak vnímáme zadání, jaké navrhujeme řešení i jaká bude cena aplikace a harmonogram práce.

Hotovou a schválenou nabídku pošle Jana klientovi. „Zároveň si s ním domluvím on-line schůzku, na které vše probereme. Ujistím se tak, že jsem na nic důležitého nezapomněla. Klient se zase může na cokoliv zeptat,” říká Jana.

Jakmile klient potvrdí, že s nabídkou souhlasí, pustíme se do další práce.

Etapa č. 1: Plán

Poté, co se s klientem dohodneme na spolupráci, naplánujeme si úvodní schůzku. Právě ta odstartuje první etapu – Plán.

Před touto schůzkou má Jana několik úkolů:

• nastavit harmonogram s konkrétními deadliny;
• naplánovat možné termíny pro pravidelné týdenní porady s klientem;
• shrnout otázky a požadavky na klienta, které potřebujeme vyřešit v prvním měsíci práce na projektu;
• nastavit procesy v programech Bitbucket a Jenkins, které využíváme k hlídání kvality kódu, testování aplikací a přípravě buildů;
• založit nový projekt v Jiře a v Confluence a naplánovat pravidelné úkoly, které je potřeba v jednotlivých etapách řešit.

Zároveň Jana zorganizuje úvodní schůzku s vývojáři, kteří se na projektu podílejí, a probere s nimi jeho směřování i konkrétní úkoly.

Poté následuje schůzka s klientem. Její součástí je:

• schválení finálního harmonogramu včetně termínů pravidelných porad, data zahájení prací a deadlinu pro dodání makety;
• dohoda, kdy klient dodá konkrétní podklady (například vzorová data nebo vyplněný formulář pro registraci firmy do obchodů Google Play a App Store);
• upřesnění budoucí podoby projektové dokumentace;
• a určení kontaktní osoby, na kterou se můžeme obracet s dalšími otázkami a požadavky.

Etapa č. 2: Maketa

Po nastavení harmonogramu a zadání základních úkolů do Jiry a Confluence přecházíme do etapy Maketa.

Jejím základem je, stejně jako u ostatních etap, precizní projektový management. Tedy:

• nastavení konkrétních dílčích úkolů,
• přidělení daných úkolů zodpovědným osobám
• a nastavení jasných termínů – jak u dílčích úkolů, tak pro dokončení celé etapy.

Termíny Jana nastavuje ve spolupráci s vývojáři. I to je zárukou, že nic nepodceníme a termíny budou nastavené zodpovědně a tak, aby nám zajistili dostatek času na pečlivou práci.

Díky přesné organizaci jednotlivých úkolů má navíc Jana celou dobu vše pod kontrolou. Nehrozí tak, že bychom cokoliv opomněli nebo některý výstup dodali po termínu.

V průběhu etapy Jana samozřejmě dohlíží na dodržování deadlinů. A když od vývojářů dostane připravenou maketu, vše ještě zkontroluje a otestuje.

„Mám tak 100% jistotu, že je všechno v pořádku. A mohu maketu předat klientovi. Ujistím se přitom, že s navrženou podobou aplikace souhlasí, případně probereme možné úpravy. A jakmile je vše schválené, pošlu první zálohovou fakturu,” popisuje ukončení druhé fáze vývoje Jana.

Etapa č. 3: Bez serveru

Také práce na etapě Bez serveru začínají v Jiře organizací dalších úkolů a nastavením příslušných deadlinů. V této fázi však začíná úkolů v Jiře výrazně přibývat. Proto je třeba samotné organizaci věnovat větší množství času.

Významnou součástí této etapy jsou také pravidelné scrumy s vývojáři. Jsou důležité například pro:

• kontrolu deadlinů,
• další směřování vývoje,
• odhalení případných chybějících podkladů.

Pokud řešíme celý projekt, tedy včetně backendu a API, Jana je v této fázi zodpovědná také za správnou přípravu těchto součástí.

V případě, že backend a API zajišťuje klient, Jana zjišťuje, jak příprava těchto prvků pokračuje. Využívá k tomu už zmíněné pravidelné schůzky. Zároveň na nich klienta informuje o postupu vývoje.

Jako projektová manažerka zodpovědná za celý projekt se Jana v této fázi také stále intenzivněji věnuje testování aplikace. Ujistí se tak, že v projektu nejsou žádné chyby, které by mohly ohrozit stanovené deadliny nebo kvalitu aplikace.

Výsledkem této etapy je mobilní aplikace, která se na první pohled chová jako „ostrá“ verze. Pracuje ale bez napojení na server. Jakmile se Jana ujistí, že aplikace splňuje veškeré požadavky stanovené pro tuto etapu, předá ji na kontrolu klientovi.

Po schválení pak připraví a pošle druhou zálohovou fakturu.

Etapa č. 4: Integrace

Základem této etapy je opět projektový management v Jiře. Tedy příprava a organizace úkolů pro vývojáře, a to včetně backendu a API.

Důležitá je zejména koordinace vývojářů a jednotlivých úkolů, které na sebe navazují. Proto jsou součástí etapy Integrace minimálně dvě projektové schůzky.

„Stejně jako v předchozí etapě strávím řadu hodin testováním. Aplikace už je totiž napojená na API, a proto musím ověřit, že vše správně funguje,” podotýká Jana.

Ani v této fázi nechybí průběžné schůzky, na kterých klient získá informace o postupu práce. A zároveň nám umožňují získat chybějící podklady.

Etapa č. 5: Finalizace

Ve fázi Finalizace se hlavním objem prací stále víc přesunuje od klasického projektového managementu k testování aplikace. Zejména po zapracování změn a oprav navržených klientem.

Díky tomu se Jana ujistí, že jsou nové funkce v souladu s klientovými požadavky.

Samozřejmě i nadále dohlíží na organizaci projektu, plnění jednotlivých úkolů i dodržení stanovených deadlinů.

V tuto chvíli je součástí její agendy také registrace mobilní aplikace do obchodů Google Play, App Store a AppGallery.

„Zatímco u Google Play nezabere registrace obvykle víc než jednu až dvě hodiny, v případě App Store je situace složitější. Kvůli poměrně komplikovanému schvalování může registrace trvat i dva týdny. Také proto od klienta požaduji vyplnění registračního formuláře už v první etapě. Pomůže nám to ušetřit čas právě při finalizaci a publikaci aplikace,” vysvětluje postup prací naše projektová manažerka.

Jakmile je firma v obchodech zaregistrovaná a aplikace připravená, následuje závěrečná etapa.

Etapa č. 6: Publikace

Také etapa Publikace začíná organizací projektu v Jiře. Tentokrát následuje i doplnění zbývajících údajů do Confluence. V tomto systému evidujeme podklady, ze kterých následně Jana připraví projektovou dokumentaci a předá ji klientovi.

Následně už jen čekáme na schválení finální verze projektu klientem. A poté dá Jana pokyn k publikování a mobilní aplikace může do obchodů.

„Po vydání ještě zkontroluji, že vše správně funguje, a připravím fakturu na zbylou částku,” říká Jana.

Její práce tím ale nekončí. Čeká ji ještě schůzka s klientem, na které dohodnou podmínky dalšího rozvoje aplikace a jejího servisu.

Klient tak má jistotu, že se o aplikaci kdykoliv postaráme. A že bude správně fungovat i po aktualizaci operačních systémů.

Když práce skončí

Janina práce tedy pokračuje i po vydání aplikace, kdy je zodpovědná za další vývoj projektu i komunikaci s klientem.

A co Jana dělá, když zrovna nepracuje?

„Věnuji se hlavně rodině. Tedy manželovi a pětiletému synovi, se kterým chodím na plavání, výtvarné dílny a atletiku. Když mám čas opravdu jen pro sebe, většinou vyšívám obrázky na malířské plátno. A také se snažím hodně hýbat a cvičit. Po celém dni u počítače je totiž pohyb opravdu potřeba,” dodává Jana.